วันเสาร์ที่ 11 มกราคม พ.ศ. 2557

ประเภทของคอมพิวเตอร์

ประเภทของคอมพิวเตอร์
ประเภทของคอมพิวเตอร์แบ่งตามลักษณะของข้อมูล ได้ 3 ประเภท คือ
1. อนาลอกคอมพิวเตอร์ (Analog Computer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่สร้างขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อใช้กับงานเฉพาะด้าน มีการทำงานโดยใช้หลักในการวัด มีลักษณะเป็นวงจรอิเล็กทรอนิกส์ที่แยกส่วนทำหน้าที่เป็นตัวกระทำและฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ โดยใช้ค่าระดับแรงดันไฟฟ้าเป็นหลักในการคำนวณ และการรับข้อมูลจะรับในลักษณะของปริมาณที่มีค่าต่อเนื่อง ส่วนการรับข้อมูลสามารถรับข้อมูลได้โดยตรงจากแหล่งเกิดข้อมูล แล้วแสดงผลออกมาทางจอภาพ หรืออ่านค่าได้จากเครื่องวัดและแทนค่าเป็นอุณหภูมิ ความเร็ว หรือความดัน มีความละเอียดและสามารถคำนวณได้น้อยกว่าดิจิทัลคอมพิวเตอร์ ไม่สามารถเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมากเหมือนกับดิจิทัลคอมพิวเตอร์ ได้แก่ เครื่องที่ใช้วัดปริมาณทางฟิสิกส์ ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จะออกมาในรูปของกราฟ เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ตรวจสภาพอากาศ และที่ใช้ในวงการแพทย์ เช่น เครื่องตรวจวัดสายตา ตรวจวัดคลื่นสมองและการเต้นของหัวใจ เป็นต้น
 
 
2. ดิจิทัลคอมพิวเตอร์ (Digital Computer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำงานโดยใช้หลักในการคำนวณแบบลูกคิด หรือหลักการนับ และทำงานกับข้อมูลแบบไม่ต่อเนื่อง ลักษณะการคำนวณจะแปลงเลขเลขฐานสิบก่อน แล้วจึงประมวลผลด้วยระบบเลขฐานสอง แล้วให้ผลลัพธ์ออกมาอยู่ในรูปของตัวเลข ซึ่งคอมพิวเตอร์จะแปลงเป็นเลขฐานสิบเพื่อแสดงให้ผู้ใช้เข้าใจง่าย มีความสามารถในการคำนวณและมีความแม่นยำมากกว่าอนาลอกคอมพิวเตอร์ สามารถเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมากจึงต้องใช้สื่อในการบันทึกข้อมูล เช่น จานแม่เหล็ก และเทปแม่เหล็ก เป็นต้น เนื่องจากดิจิทัลคอมพิวเตอร์มีอุปกรณ์ชิ้นส่วนต่าง ๆ เป็นมาตรฐานเดียวกันและใช้กับงานได้อย่างแพร่หลายในปัจจุบัน ทำให้ดิจิทัลคอมพิวเตอร์มีการพัฒนาให้สามารถทำงานได้เหมาะสมกับสภาพงานทั่วไป เช่น งานพิมพ์เอกสาร งานคำนวณ งานวิจัยเปรียบเทียบค่าทางสถิติ งานบันทึกนัดหมาย งานส่งข้อความในรูปเอกสาร ภาพและเสียง ตลอดจนงานกราฟิกเพื่อนำเสนอในรูปแบบต่าง ๆ เป็นต้น
3. ไฮบริดคอมพิวเตอร์ (Hybrid Computer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้กับงานเฉพาะด้าน มีประสิทธิภาพสูงและสามารถทำงานที่ซับซ้อนได้ เนื่องจากการนำเทคนิคการทำงานของอนาลอกคอมพิวเตอร์และดิจิทัลคอมพิวเตอร์มาใช้งานร่วมกัน เช่น การส่งยานอวกาศขององค์การนาซา จะใช้เทคนิคของอนาลอกคอมพิวเตอร์ในการควบคุมการหมุนของตัวยานอวกาศ ซึ่งเกี่ยวข้องกับความกดดันอากาศ อุณหภูมิ ความเร็ว และใช้เทคนิคของดิจิทัลคอมพิวเตอร์ในการคำนวณระยะทางจากพื้นผิวโลก เป็นต้น
ประเภทของคอมพิวเตอร์แบ่งตามสมรรถนะ ขนาดและราคา ได้ 5 ประเภท คือ
1.            ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ (Supercomputer) เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุด รุ่นแรก สร้างในปี ค.ศ. 1960 ที่องค์การทหารของสหรัฐอเมริกา สร้างสามารถประมวลผลได้กว่า 100 ล้านคำสั่งต่อวินาที จึงทำให้ทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูง มีราคาแพงที่สุด เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เหมาะกับงานคำนวณที่ต้องคำนวณตัวเลขจำนวนมหาศาล ให้เสร็จภายในระยะเวลาอันสั้น โดยต้องอยู่ในห้องที่มีการควบคุมอุณหภูมิและปราศจากฝุ่นละออง มักใช้กับองค์กรที่มีขนาดใหญ่เท่านั้น เนื่องจากสามารถรองรับการใช้งานของผู้ใช้จำนวนมากพร้อม ๆ กันได้ เรียกว่า มัลติโปรเซสซิ่ง (Multiprocessing) อันเป็นการใช้หน่วยประมวลผลหลายตัว เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถทำงานหลายงานพร้อม ๆ กันได้ จึงนิยมใช้กับงานที่การคำนวณที่ซับซ้อน เช่น การพยากรณ์อากาศ การทดสอบทางอวกาศ การคำนวณทางวิทยาศาสตร์ การบิน อุตสาหกรรมน้ำมัน ตลอดจนการวิจัยในห้องปฏิบัติการ ทั้งของภาครัฐบาลและเอกชน เป็นต้น ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ที่รู้จักกันดีในปัจจุบันได้แก่ Cray Supercomputer

2.            เมนเฟรมคอมพิวเตอร์ (Mainframe Computer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่มีความเร็วในการประมวลผลสูงรองลงมาจากซูเปอร์คอมพิวเตอร์ ต้องอยู่ในห้องที่ควบคุมอุณหภูมิและปราศจากฝุ่นละออง และได้รับการพัฒนาให้มีหน่วยประมวลผลหลายหน่วยทำงาน

พร้อม ๆ กันเช่นเดียวกับซูเปอร์คอมพิวเตอร์ แต่มีจำนวนหน่วยประมวลผลที่น้อยกว่า จึงทำให้สามารถประมวลผลคำสั่งได้หลายสิบล้านคำสั่งต่อวินาที ระบบคอมพิวเตอร์ของเครื่องเมนเฟรมส่วนมากจะมีระบบคอมพิวเตอร์ย่อย ๆ ประกอบอยู่ด้วย เพื่อช่วยในการทำงานบางประเภทให้กับเครื่องหลัก มีราคาแพงมาก (แต่น้อยกว่าซูเปอร์คอมพิวเตอร์) เหมาะกับงานที่มีข้อมูลที่มีปริมาณมากต้องประมวลผลพร้อมกันโดยผู้ใช้นับพันคน (Multi-user) ใช้กับองค์กรใหญ่ ๆ ทั่วไป เช่น งานด้านวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ วิทยาศาสตร์ การควบคุมระบบเครือข่าย งานพัฒนาระบบ งานด้านธุรกิจ ธนาคาร งานสำมะโนประชากร งานสายการบิน งานประกันชีวิต และมหาวิทยาลัย เป็นต้น
 
 
3.            มินิคอมพิวเตอร์ (Minicomputer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดกลางที่มีประสิทธิภาพในการทำงานน้อยกว่าเมนเฟรม แต่สูงกว่าไมโครคอมพิวเตอร์ สามารถรองรับการทำงานจากผู้ใช้หลายร้อยคน (Multi-user) ในการทำงานที่แตกต่างกัน (Multi Programming) เช่นเดียวกับเครื่องเมนเฟรม แต่สิ่งที่แตกต่างกันระหว่างเครื่องเมนเฟรมและเครื่องมินิคอมพิวเตอร์ คือ ความเร็วในการทำงาน เนื่องจากมินิคอมพิวเตอร์ทำงานได้ช้ากว่า และควบคุมผู้ใช้งานต่าง ๆ ในจำนวนที่น้อยกว่า รวมทั้งสื่อที่เก็บข้อมูลมีความจุน้อยกว่าเมนเฟรม จึงเหมาะกับองค์กรขนาดกลาง เพราะมีราคาถูกกว่าเครื่องเมนเฟรมมาก ทำงานเฉพาะด้าน เช่น การคำนวณทางด้านวิศวกรรม การจองห้องพักของโรงแรม การทำงานด้านบัญชีขององค์การธุรกิจ เป็นต้น ในสถานศึกษาต่าง ๆ และบางหน่วยงานของรัฐนิยมใช้คอมพิวเตอร์ประเภทนี้
 
  
4. เวิร์คสเตชันคอมพิวเตอร์ (Workstation Computer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ ที่สนับสนุนการทำงานของคอมพิวเตอร์เครือข่าย ซึ่งใช้ในการจัดสรรและใช้ทรัพยากรร่วมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลโปรแกรมประยุกต์ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ เช่น เครื่องพิมพ์และอุปกรณ์อื่น ๆ โดยการเชื่อมโยงกับเทอร์มินัล (Terminal) หลาย ๆ เครื่อง อีกทั้งได้ถูกออกแบบมาให้มีความสามารถในการคำนวณด้านวิศวกรรม สถาปัตยกรรม หรืองานอื่น ๆ ที่เน้นการแสดงผลด้านกราฟิก เช่น การนำมาช่วยออกแบบภาพกราฟิกที่มีความละเอียดสูง ทำให้เวิร์คสเตชันใช้หน่วยประมวลผลที่มีประสิทธิภาพสูงและมีหน่วยเก็บข้อมูลสำรองจำนวนมากด้วย ผู้ใช้บางกลุ่มจะเรียกเครื่องระดับเวิร์คสเตชันนี้ว่า ซูเปอร์ไมโคร (Supermicro) เพราะถูกออกแบบให้ใช้งานแบบตั้งโต๊ะ แต่ชิปที่ใช้ทำงานนั้นแตกต่างกันมาก เนื่องจากเวิร์คสเตชันส่วนมากใช้ชิปที่ลดจำนวนคำสั่งที่สามารถใช้สั่งงานให้เหลือเฉพาะที่จำเป็น เพื่อให้สามารถทำงานได้ด้วยความเร็วสูง
5. ไมโครคอมพิวเตอร์ (Microcomputer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก ราคาถูกสามารถเรียกได้อีกอย่างหนึ่งว่า เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer หรือ PC) เราสามารถแบ่งคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ได้ดังนี้
 
คอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Computer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก ราคาถูกสามารถเรียกได้อีกอย่างหนึ่งว่า เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (Personal Computer หรือ PC) มีการพัฒนาขึ้นในปี ค.ศ. 1975 ซึ่งได้รับความนิยมเป็นอันมาก เมื่อ IBM ได้สร้างเครื่อง IBM PC ออกมา ซึ่งความแตกต่างระหว่างเวิร์คสเตชันคอมพิวเตอร์ และไมโครคอมพิวเตอร์ได้ลดน้อยลงเรื่อย ๆ เนื่องจากเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ระดับสูงในปัจจุบันมีประสิทธิภาพ และมีความเร็วในการแสดงผลที่ดีกว่าเวิร์คสเตชันคอมพิวเตอร์มาก สามารถใช้งานโดยใช้คนเดียว (Stand-alone) หรือเชื่อมต่อเป็นเครือข่ายเพื่อติดต่อสื่อสารกับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้ จากการที่เทคโนโลยีที่ก้าวนำสมัยทำให้ PC สามารถเชื่อมโยงเข้ากับระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตติดต่อสื่อสารกับคนอื่นได้ทั่วโลก เหมาะกับงานทั่วไป เช่น การประมวลผลคำ (Word Processing) การคำนวณ (Spreadsheet) การบัญชี (Accounting) จัดทำสิ่งพิมพ์ (Desktop Publishing) และงานที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูล เป็นต้น เราสามารถแบ่งคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ได้ดังนี้
 

โน๊ตบุ๊คคอมพิวเตอร์ (Notebook Computer) เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก มี น้ำหนักเบาประมาณ 2-4 กิโลกรัม และบางกว่าแบบตั้งโต๊ะ สามารถพกพาไปยังสถานที่ต่าง ๆ ได้สะดวก โดยมีหน้าจอและคีย์บอร์ดติดกัน ส่วนเม้าส์ (Mouse) และลำโพงจะอยู่ติดกับตัวเครื่อง โดยสามารถหาอุปกรณ์ดังกล่าวติดตั้งภายนอกเพิ่มเติมก็ได้ มีเครื่องอ่านแผ่นดิสก์ (Floppy Disk Drive) และเครื่องอ่านแผ่นซีดีรอม (CD-ROM drive) และพัฒนาให้มีขนาดเล็กกว่าเดิมสามารถวางบนตักได้

 

วันอาทิตย์ที่ 5 มกราคม พ.ศ. 2557

การสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน


การสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

1.หน้าที่ของสำนักงานคืออะไร

หน้าที่ของสำนักงาน (Office function)

1.            การติดต่อสื่อสาร (Communication)

2.            การบันทึกและจัดเก็บข้อมูล  (Record)

3.            ความปลอดภัยของสินทรัพย์ขององค์การ (Security of assets)

            

2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติหมายถึงอะไร

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง (Create)เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ (Display)และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิม เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์ การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร กำหนดการ สิ่งพิมพ์ ข่าวสาร สาร

3.การติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานมีอะไรบ้าง

คือ การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน ลักษณะของการติดต่อสื่อสารภายนอกได้แก่

1. การต้อนรับ

2. การนัดหมาย

3. จดหมายออก และจดหมายเข้า

4. โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

5. การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด

6. การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย

7. การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ

8. สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท

9. คำปราศรัย

10. ข้อความโฆษณา

4.การติดต่อสื่อสารหมายถึงอะไร

การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายคน เพื่อให้เข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป และเกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งข่าวสารอาจอยู่ในรูปของการสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาท่าทางอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ โดยอาศัยช่องทางในการติดต่อสื่อสาร

 

 

 

5.อธิบายผลต่อการปฏิบัติงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติมา1ประการ

Electronic Filling การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ เป็นวิธีการจัดเก็บจดหมาย รายงาน และเอกสารต่างๆไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้สะดวกแก่การค้นคืน โดยปกติสำนักงานทั่วไปต้องมีตู้เก็บเอกสารหลายใบสำหรับเก็บเอกสารต่างๆ ที่ได้รับและสร้างขึ้น การจัดเก็บแบบนี้นอกจากจะสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บแล้ว ยังไม่สะดวกด้วยบางครั้งต้องถ่ายเป็นสำเนาเอาไปไว้ในแฟ้มต่างๆ ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากขึ้น แต่ถึงกระนั้นยังค้นหาเอกสารที่ต้องไม่ค่อยพบ แนวทางการจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ส่วนมากใช้ระบบภาพลักษณ์ (Image Processing) คือนำเอกสารต้นฉบับมาเข้าเครื่องกราดตรวจ (scanner) เพื่อเปลี่ยนเป็นข้อมูลภาพลักษณ์เก็บไว้ พร้อมกันนั้นก็พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารนั้นๆ เช่น เรื่อง วันที่จัดทำ คำสำคัญต่างๆ เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถช่วยลดความยุ่งยากในการดูแลตู้เก็บเอกสารไปได้มาก

 

อธิบายคำศัพท์

1.            Electronic  Mail  (E-Mail)

ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คือการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์และส่งข่าวสาร ซึ่งส่วนมากเป็นจดหมายผ่านระบบสื่อสารไปยังผู้รับโดยตรง

2.            Call  Waiting

บริการเรียกซ้อน หมายถึง การที่คนโทรเข้ามาหาเราในขณะที่เรา กำลังสนทนาโทรศัพท์กับอีกคนหนึ่งอยู่ โดยจะมีเสียงเตือนเข้ามาทางหูฟัง ซึ่งหมายถึงว่าขณะนี้กำลังมีคนเรียกซ้อนเข้ามา ผู้สนทนาสามารถจะเลือกสนทนากับคนใหม่ได้ โดยกดรหัสก็สามารถสนทนา กับผู้เรียกเข้ามาใหม่ได้ และยังสามารถกดรหัสกลับไปสนทนากับคู่สนทนาเก่า

ได้อีกด้วย ถ้าต้องการ

 

 

3.            Office  Automation

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

4.            Hot  line

บริการเลขหมายด่วนนี้ ผู้เช่าสามารถเอาเบอร์โทรศัพท์ที่ต้องการ ติดต่อด่วนมากไปขอบริการ เป็นเลขหมายด่วน จากองค์การโทรศัพท์ได้ ซึ่งเมื่อต้องการใช้ก็เพียงแต่ยกหูสักระยะ โดยไม่ต้องหมุนเลขหมายใดๆ ก็สามารถติดต่อปลายทางได้

5.            Telnet

บริการเครื่องทดแทน

6.            Internal   Communication

การติดต่อสื่อสารภายในสำนักงาน

7.            External  Communication

การติดต่อภายนอกสำนักงาน

8.            Search  Engine

คือ โปรแกรมที่ช่วยในการสืบค้นหาข้อมูล โดยเฉพาะข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต โดยครอบคลุมทั้งข้อความ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว เพลง ซอฟต์แวร์ แผนที่ ข้อมูลบุคคล กลุ่มข่าว และอื่น ๆ ซึ่งแตกต่างกันไปแล้วแต่โปรแกรมหรือผู้ให้บริการแต่ละราย. เสิร์ชเอนจินส่วนใหญ่จะค้นหาข้อมูลจากคำสำคัญ (คีย์เวิร์ด) ที่ผู้ใช้ป้อนเข้าไป จากนั้นก็จะแสดงรายการผลลัพธ์ที่มันคิดว่าผู้ใช้น่าจะต้องการขึ้นมา ในปัจจุบัน เสิร์ชเอนจินบางตัว เช่น กูเกิล จะบันทึกประวัติการค้นหาและการเลือกผลลัพธ์ของผู้ใช้ไว้ด้วย และจะนำประวัติที่บันทึกไว้นั้น มาช่วยกรองผลลัพธ์ในการค้นหาครั้งต่อ ๆ ไป

9.            Freeware

 

ฟรีโปรแกรม ไม่เสียค่าใช้จ่าย

10.    Bulletin  Board

กระดาษข่าว

 

 

 

 

 

 

 

 

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ



1. AO ย่อมาจากคำว่าอะไร และหมายความว่าอย่างไร

โอเอ ย่อมาจาก office automation แปลว่า การอัตโนมัติสำนักงานสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ automated office)
สำนักงานอัตโนมัติ(Office Automation)

2.การสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องอาศัยปัจจัยใดบ้าง 

การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความ และเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการ การบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็ว ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่า ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การ
ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง

3.จงบอกวัตถุประสงค์ ข้อดี ข้อเสียขอระบบสำนักานอัตโนมัติ มาเป็นข้อๆ

วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ
คือ การจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์หาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ วัตถุประสงค์การนำสำนักงานอัตโนมัติมาใช้คือ 

1. ต้องการความสะดวก
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต

ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ

     1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
     2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
     3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
     4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
     5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
     6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
    7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน

 ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
 

1. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง

 

4.หน้าที่ของ OA คือ

หน้าที่และระบบข้อมูลหลักใน OA
 

ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักใน OA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายใน OA ด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน

อธิบายได้ดังนี้
             การใช้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ซึ่งปรากฏข้อมูลบนจอภาพ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารเพราะสามารถใช้ประสาทสัมผัสทางตา หู ไปพร้อมกันจึงช่วยให้เกิดความเข้าใจและความจำสมบูรณ์ขึ้น พร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างยิ่งขึ้น ช่วยลดความจำเจซ้ำซากของงานลงได้ทำให้ไม่เบื่องาน ปัจจุบันเป็นยุคข่าวสารข้อมูล ดังนั้นหน่วยงานธุรกิจได้มีการพัฒนานำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยในการบริหารงานให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ซึ่งในอนาคตคนทำงานในสำนักงานจะค่อยๆ น้อยลง เพราะบุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีมากขึ้น ก็สามารถที่จะทำงานอยู่ที่บ้านใช้การติดต่อสื่อสารกันก็จะทำให้การทำงานนั้นสำเร็จผลได้ ทั้งนี้เพราะทุกคนต่างก็จะหลีกหนีปัญหาต่างๆ เช่น การจราจร ปัญหา มลภาวะเป็นพิษต่างๆ ตลอดจนช่วยลดระยะเวลาในการเดินทาง และประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้เป็นอย่างดี การติดต่อสื่อสารด้วยระบบเครื่องมือที่ไฮเทคโนโลยีจะช่วยการบริหารหรือการทำงานในสำนักงาน
ลดน้อยลงได้ เช่น

         1. การเก็บและค้นหาข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ คือ การใช้คอมพิวเตอร์บันทึกข้อมูลต่างๆ เมื่อต้องการใช้ก็สามารถเรียกดูได้จากหน้าจอ โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารที่มีขั้นตอนยุ่งยากสลับซับซ้อนในกรณีเก็บไว้นานหลายปี โดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นามี เช่น นำมาเก็บทะเบียนประวัติ บัญชีเงินเดือน บัญชีรายการสินค้าและแผนงานต่างๆ เป็นต้น

         2. การส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งแต่เดิมใช้การเดินหนังสือ ซึ่งในปัจจุบันการส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถให้ข่าวปรากฏบนเทอร์มินัล โดยถูกควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ ข่าวสารใดส่งไปให้ใครเมื่อไหร่ การตอบรับเมื่อไหร่และมีคำตอบกลับมาว่าอย่างไร
         3. การจัดระบบ "เวิร์ดโพรเซสซิ่ง" (Word Processing) และการวางรูปแบบของเอกสาร คือ นำมาทดแทนเครื่องพิมพ์ดีด นำมาใช้ในการพิมพ์งานเอกสารทำให้เอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
        4. การจัดระบบช่วยบริหารและเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว คือการบันตารางและกำหนดนัดหมาย การเก็บสถิติต่างๆ การจัดเก็บรวบรวมเรื่องไว้เป็นแฟ้มเป็นหมวดหมู่ที่จะค้นหาและเรียกดูได้สะดวก รวมทั้งจัดทำทะเบียนต่างๆ
         5.การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูล หรือสถานที่ให้บริการทางด้านข้อมูลจากภายนอกรวมทั้งการจัดระบบ"ว้อยส์โพรเซสซิ่ง" (Voice Processing) คือการติดต่อแลกเปลี่ยนข่าวสารจากสถานบริการคอมพิวเตอร์จากภายนอกจะบันทึกเสียงพูดไปให้บุคคลอื่นได้ฟัง โดยเสียเวลาพูดเพียงครั้งเดียว ช่วยประหยัดเวลาและไม่ต้องเสียอารมณ์มานั่งชี้แจงซ้ำๆ กัน และบันทึกเสียงผู้ที่ติดต่อเข้ามาพร้อมกับชื่อคนที่โทรเข้ามาเวลาและรายละเอียดต่างๆได้

5.เทคโนโลยีที่ OA นำมาใช้

ก. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หมายถึง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั้งหมด
ข. เทคโนโลยีสำนักงานได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดที่ทำสำเนาได้หลายชุด เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น

ค. เทคโนโลยีการสื่อสารได้แก่ โทรศัพท์ การสื่อสารผ่านดาวเทียม
 

6.ข้อควรพิจารณาในการนำ OA มาใช้

ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีดังนี้
           1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
           2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
           3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
           4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
           5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ

7.การรักษาความปลอดภัยของ OA

เพื่อรักษาดูแลความปลอดภัยให้กับระบบ OA และยังช่วยรักษาเอกสารหรือข้อมูลอัตโนมัติมีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้
1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม เช่น Hard disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ
2. จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา แล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น

2.1 ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์

2.2 ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง

2.3 ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์


3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น

3.1 passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น

3.2 encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลรั่วไหล

3.3 call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมี

      อำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่
3.4 Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตร ATM

3.5 คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น

4. ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory เช่นอาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)


5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ

6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฎหมายใดๆ ทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์ เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด

 

8.ปัจจัยที่ทำให้ OA ประสบความสำเร็จ

ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ

         1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร

             เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง
          2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมี

ประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือเลือกคนให้เหมาะกับงาน
         3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็น

เครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ

    3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่

3.2                            เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่

3.3                            เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่

                 3.4 เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่

4                นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งาน

5                ใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่า คุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า
           4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง

               4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ

               4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ

               4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน

               4.4 มีความรับผิดชอบในงาน

               4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี

               4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี

               4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสม

                4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม

 

 

9.อุปกรณ์ที่ใช้งานในสำนักานอัตโนมัติ ได้แก่อุปกรณ์ใดบ้าง และอุปกรณ์เหล่านั้นมีหน้าที่การทำงานอย่างไร จงอธิบายอย่างคร่าวๆ

ตาม ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติแล้ว จะมีเครื่องมือเครื่องใช้ที่มีเทคโนโลยีสูง เพื่อให้การปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารได้สะดวกรวดเร็วรวมทั้งการเก็บข้อมูล รวบรวมข้อมูล และข่าวสาร หรือการประเภทเครื่องมือเครื่องใช้ในสำนักงาน


1.ประเภทพิมพ์งานในสำนักงาน แระกอบด้วยเครื่องต่างๆ ดังนี้
1.1เครื่องพิมพ์ดีด
1.2เครื่องคอมพิวเตอร์
1.3เครื่องปรุกระดาษไข
2. ประเภทผลิตเอกสาร เอกสารในสำนักงานอัตโนมัติมีหลายประเภทจำเป็นต้องมี
เครื่องมือเครื่องใช้ เพื่อให้การจำทำเอกสาร ได้สะดวกรวดเร็วดังนี้
2.1เครื่องเย็บเอกสาร
2.2เครื่องอัดสำเนา
2.3เครื่องถ่ายเอกสาร
2.4เครื่องออฟเซ็ต
3.ประเภทการสื่อสารหรือการส่งข่าวสาร
3.1เครื่องจ่าหน้าซองจดหมาย
3.2เครื่องประทับตราไปรษณีย์
3.3เครื่องชั่งจดหมาย


3.4เครื่องผนึกซองจดหมาย
3.5เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร
3.ประเภทที่ใช้ในการเงินการบัญชี
3.4เครื่องบวกเลขและเครื่องคำนวณเลข
3.5เครื่องมือลงบัญชี
3.6เครื่องคอมพิวเตอร์เก็บข้อมูลการเงินและพิมพ์รายงาน
รายละเอียดของเครื่องมือ เครื่องใช้ในสำนักงานอัตโนมัติประเภทต่างๆ มีดังนี้
1. เครื่องพิมพ์ดีด
เครื่องพิมพ์ดีดเป็นสิ่งประดิษฐ์ที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่ง
ต่อ งาน สำนักงานและการดำเนินธุรกิจ ซึ่งได้นำมาใช้เป็นเครื่องใช้สำนักงานเป็นเวลานานแล้ว หากขาดเครื่องพิมพ์ดีดไปแล้วธุรกิจต่าง ๆ ที่ทำกันอยู่ทุกวันนี้อาจจะหยุดชะงักได้ก็ได้ เครื่องพิมพ์ดีดสมัยก่อนเป็นเครื่องพิมพ์ดีดที่ใช้คนเคาะนิ้วลงบนแป้นอักษร ต่อมาก็ได้มีผู้คิดทำเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า และต่อจากนั้นก็ปรับปรุงเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าให้สามารถพิมพ์เอกสารได้อย่าง สวยงามมากขึ้นและปัจจุบันเครื่องพิมพ์ดีดในสำนักงานหลายแห่งไม่ได้นำมาใช้ ต่ออีกต่อไป เพราะการนำเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบประมวลผลคำ (Word processing) มาใช้อย่างแพร่หลายจนเข้ามาแทนที่เครื่องพิมพ์ดีดเหล่านั้นไป
2. เครื่องอัดสำเนา (Duplicating machine) เป็นเครื่องทุ่นแรงชนิดหนึ่งใช้สำหรับอัดสำข้อความหรือหนังสือที่ต้องการเป็นจำนวนมากเครื่องอัดสำเนานี้มักจะเรียกกันจนติดปากว่าโรเนียวแต่ ความจริงโรเนียวเป็นเครื่องหมายการค้าชนิดหนึ่งของเครื่องอัดสำเนา การใช้เครื่องอัดสำเนาข้อความหรือจดหมายที่ต้องการได้โดยการพิมพ์ข้อความที่ ต้องการลงในกระดาษไข (Stencil) ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดแล้วนำ กระดาษไขนี้เป็นแม่พิมพ์ใส่เข้ากับเครื่องอัดสำเนาจะต้องการจำนวนเท่าใดก็ กระทำได้ในเวลารวดเร็ว เครื่องอัดสำเนานี้มีทั้งชนิดใช้แรงหมุน และชนิดหมุนด้วยกำลังไฟฟ้า และบางยี่ห้อก็ใช้หมึกบางยี่ห้อก็ใช้น้ำยาแอลกอฮอล์ และอาจอัดสำเนาต้นฉบับที่เป็นสีต่าง ๆ กันได้


3. โทรศัพท์


เป็น สิ่งประดิษฐ์ที่สำนักงานไม่อาจจะขาดได้เพราะเป็นเครื่องมือสำหรับการใช้สื่อ สารติดต่อสนทนาระหว่างบุคคลภายในด้วยกันเองหรือสนทนากับบุคคลภายนอก โทรศัพท์ได้รับการปรับปรุงให้มีความสามารถมากไปกว่าการต่อสายการรับและการ สนทนากับอีกฝ่ายหนึ่งความสามารถที่เพิ่มขึ้นได้แก่ การบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ไว้ต่อโดยอัตโนมัติ การบันทึกเสียงของผู้เรียกเอาไว้เมื่อผู้ไม่อยู่รับโทรศัพท์ ฯลฯ อุปกรณ์สำคัญอย่างหนึ่งที่เกี่ยวกับโทรศัพท์ในสำนักงาน คือ อุปกรณ์ ชุมสายโทรศัพท์ภายในสำนักงานและใช้เชื่อมต่อการเรียกโทรศัพท์เข้ามาจากภาย นอกไปยังโทรศัพท์ทุกเครื่องภายในสำนักงาน
4.โทรสาร


ปัจจุบัน เครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรบการสื่อสารสำหรับการส่งเอกสาร จากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์ นอกจากนั้นโทรสารมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการส่งภาพลักษณ์ของเอกสารต้นฉบับ ไปให้ผู้รับ เช่น เมื่อหน่วยงานจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าเสร็จแล้วก็อาจจะส่งใบสั่งซื้อนั้นผ่าน โทรสารไปยังบริษัทผู้จำหน่ายได้ทันที พร้อมกันนั้นบริษัทก็จะได้เห็นรายละเอียดตลอดจนภาพตราลักษณ์ของหน่วยงานและ ภาพลักษณ์ของลายเซ็นของผู้บริหารที่มีอำนาจในการลงนามเอกสารได้ ทำให้เกิดความมั่นใจว่าเป็นเอกสารการสั่งซื้อที่แท้จริง
5. เครื่องติดดวงตราไปรษณียากร (Stamp Affixer)


เป็น เครื่องชนิดที่ทำให้แสตมป์ชื้นเครื่องทุ่นแรงชนิดนี้ไม่ใช้ไฟฟ้า การใช้เครื่องนี้โดยการใช้แสตมป์ที่เป็นม้วน ๆ นำเข้าใส่เครื่องเมื่อกดปุ่มที่เครื่องก็สามารถตัดฉีกแสตป์นั้นออกได้ เครื่องติดดวงตราไปรษณีย์นี้เป็นที่นิยมกันมากเพราะเป็นการทุ่นเวลาได้มาก ในเมื่อมีจดหมายหรือเอกสารที่ต้องการส่งทางไปรษณีย์เป็นจำนวนมาก ๆ เครื่องติดดวงตราไปรษณียากรนี้สามารถจะบอกให้ทราบด้วยว่าไปรษณียากรที่ใช้ไป แล้วนั้นเหลือเท่าใด
6. เครื่องประทับตราไปรษณียากร (Postal Meter)


เป็นเครื่อง ผนึกตราไปรษณียากร จดหมายสิ่งตีพิมพ์หรือพัสดุที่จะส่งทางไปรษณีย์ เมื่อทราบน้ำหนักก็จะทราบว่าจะเสียค่าไปรษณียากรตามที่การสื่อสารแห่งประเทศ ไทยได้กำหนดไว้แล้วเป็นจำนวนเงินเท่าไร หากสำนักงานนั้นมีเครื่องพิมพ์ตราไปรษณียากรก็ไม่จำเป็นต้องปิดดวงตรา ไปรษณีย์ แต่จะนำจดหมายนั้นเข้าไปให้เครื่องนี้พิมพ์ตรา ดังจะเห็นจากจดหมายต่าง ๆ ซึ่งในประเทศเราก็มีใช้กันอยู่หลายบริษัทแล้ว ถ้าหากเป็นพัสดุหรือสิ่งตีพิมพ์ที่ไม่สามารถนำสอดเข้าพิมพ์ได้ ก็ให้ใช้กระดาษขาวเหนียว ตามขนาดที่การสื่อสารแห่งประเทศไทยบังคับไว้สอดเข้าไปพิมพ์แล้วจึงนำมาติด กับพัสดุภัณฑ์นั้นอีกทีหนึ่ง เครื่องชนิดนี้อำนวยความสะดวกให้เป็นอย่างมากสำหรับสำนักงานที่มีจดหมายและ พัสดุส่งออกมาก การใช้เครื่องพิมพ์ตราไปรษณียากรนี้จะต้องขออนุญาตและจดทะเบียนที่การสื่อ สารแห่งประเทศไทย เจ้าพนักงานไปรษณีย์จะมาตั้งจำนวนครั้งและราคาของดวงตราและเมื่อใช้ไปประมาณ 1,000 บาท แล้วจะต้องนำเงินไปชำระอีกเป็นทุนสำรองไม่น้อยกว่า 5,000 บาท การใช้เครื่องชนิดนี้เป็นการลดงานของการสื่อสารแห่งประเทศไทยได้อีกด้วย และหากเป็นชนิดไฟฟ้าก็สามารถจะมีผนึกซองจดหมายได้อีกด้วย
7. เครื่องเปิดซองจดหมาย (Envelope Opener)


การ ที่บริษัทหรือสำนักงานต่าง ๆ ได้รับจดหมายมาเป็นจำนวนมาก ๆ หากไม่มีเครื่องเปิดซองจดหมายโดยเฉพาะก็จะทำให้งานนั้นล่าช้าไปเปล่า ๆ เพราะจะอาศัยแต่เพียงกรรไกรตัดย่อมไม่ทันความต้องการ แต่ถ้ามีเครื่องเปิดซองก็อาจจะใช้ตัดริมซองจดหมายได้ครั้งละหลาย ๆ ซอง เพียงแต่ผู้ใช้เครื่องเคาะให้เอกสารหรือเอกสารหรือจดหมายนั้นลงไปอยู่อีก ด้านหนึ่ง ๆ แล้วส่งให้ในเครื่องชนิดนี้ มีดจะตัดริมซองได้ด้วยความเร็วเมื่อเปิดซองแล้วเจ้าหน้าที่ก็นำเอกสารนั้นมา แนบไว้กับซองนั้น
8. เครื่องชั่งจดหมายและพัสดุ (Postal Scales)


งาน ในสำนักงานหากมีจดหมายที่จะต้องส่งออกมาเครื่องชั่งจดหมายและพัสดุก็เป็น สิ่งจำเป็นอย่างมากเช่นเดียวกันกับเครื่องติดดวงตราไปรษณียากรเพราะการจะ ทราบค่าไปรษณียากรให้ถูกต้องก็จะต้องทราบน้ำหนักก่อน และโดยเฉพาะอย่างยิ่งร้านสรรพสินค้าที่มีการจำหน่ายสิ่งของทางไปรษณีย์ย่อม เป็นสิ่งจำเป็น เพราะเมื่อใดทราบน้ำหนักก็จะปิดดวงตราไปรษณีย์ตามน้ำหนักได้ตามต้องอัตราที่ การสื่อสารแห่งประเทศไทยได้กำหนดไว้เป็นการสะดวกและรวดเร็วอย่างยิ่ง
9. เครื่องผนึกซองจดหมาย (Envelope Sealing Machine)


เครื่อง ทุ่นแรงชนิดนี้เป็นเครื่องอัตโนมัติที่ประดิษฐ์ขึ้นเพื่อจะทำให้การที่ซอง นั้นมีความชื้นแล้ผนึกซองได้ด้วย การใช้เครื่องนี้โดยนำเอาซองที่ได้บรรจุเอกสารไว้เพื่อผนึกบรรจุวางในที่ที่ จะป้อนเข้าเครื่อง การวางซองต้องวางซ้อนราบ ๆ เพื่อให้เครื่องที่ให้กาวที่ซองชื้นก่อน แล้วเครื่องจะผนึกเสร็จเรียบร้อยได้โดยอัตโนมัติ เป็นการประหยัดเวลาได้เป็นอย่างมากเช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์ดวงตราไปรษณีย์
10. เครื่องคำนวณเลข (Calculating Machine) เครื่องคำนวณเลขนี้แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ ชนิด Ten Key Machine และชนิด Full Key Machine เครื่อง เหล่านี้สามารถที่จะคำนวณการบวก ลบ คูณ หาร ได้รวดเร็ว ผลลัพธ์นั้นจะปรากฏบนกระดาษม้วนหรือบนส่วนหนึ่งของเครื่องคำนวณเลข เหล่านั้น เครื่องชนิดนี้บางชนิดก็เป็นแต่เพียง Adding Machine เท่านั้น คือสามารถที่จะบวกลบเท่านั้นและมีทั้งประเภทใช้มือโยกและใช้ไฟฟ้า สำหรับชนิด Full Key Machine นั้นเป็นเครื่องชนิดแป้นมากคือ ตอนบนมีแถวเป็นเลข 9 ตลอดแนว และแถวต่อๆ มาก็เป็นเลข 8,7,6, ฯลฯ ตลอดแถวจนเป็นเลข1 โดยแต่ละแถวมี 10 แป้น
11. เครื่องสั่งงาน (Dictaphone) ตาม สำนักงานห้างร้านใหญ่ๆที่มีปริมาณงานมากผู้บังคับบัญชาอาจไม่มีเวลาพอที่จะ มาสั่งงานด้วนตนเองได้ เมื่อเป็นเช่นนี้ก็จำเป็นต้องใช้เครื่องสั่งงานอันเป็นเครื่องบันทึกเสียง ชนิดหนึ่ง โดยผู้บังคับบัญชาสั่งงานไว้ในเครื่องนั้น เมื่อเลขานุการมาก็เปิดเครื่องฟังเครื่องชนิดนี้ขณะที่เปิดอาจจะหยุดได้ตาม ต้องการ ผู้ที่เชี่ยวชาญในการฟังมักจะฟังไปด้วยและพิมพ์ไปด้วย และสามารถทำให้เสียงดังฟังได้เฉพาะหรือเสียงดังออกเช่นเครื่องบันทึกเสียง อื่นๆ
12. เครื่องลงบัญชี เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้มีประโยชน์มากสามารถอำนวยความสะดวกได้เป็นอย่างดียิ่ง ซึ่งมีอยู่หลายชนิดด้วยกัน บางชนิดสามารถใช้บวก หัก รวม ได้โดยอัตโนมัติจัดลำดับจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง บางชนิดก็สามารถผ่านบัญชีรายรับ รายจ่ายและบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมทั้งใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับสถิติ การบันทึกสินค้าคงคลัง และบางแบบก็ทำบัญชีของลูกค้าสมุดรายวันและพิสูจน์ยอดทั้งสองข้างได้



อธิบายคำศัพท์

1                Office   สำนักงาน

2                Administrative  Plan  โครงการบริหาร

3                Operative  Plan  โครงการปฏิบัติ

4                Planning  การวาแผน

5                Organizing  การจัดการองค์การ

6                Directing  การอำนวยการ

7                Controlling  การควบคุม

8                งานสำนักงาน  การปฏิบัติงานต่างๆภายในสำนักงานซึ่งมักจะเป็นงานเกี่ยวกับเอกสาร

9                งานติดต่อภายใน   คือ การแลกเปลี่ยนความรู้ความคิดเห็นภายในสำนักงานระหว่าพนักงาน

10        การจัดการสำนักงาน  การบริหารงานสำนักงานในการมอบหมายอำนาจในสายงาน