การสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

การสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

1.หน้าที่ของสำนักงานคืออะไร

หน้าที่ของสำนักงาน (Office function)

1.            การติดต่อสื่อสาร (Communication)

2.            การบันทึกและจัดเก็บข้อมูล  (Record)

3.            ความปลอดภัยของสินทรัพย์ขององค์การ (Security of assets)

            

2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติหมายถึงอะไร

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง (Create)เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ (Display)และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิม เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์ การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร กำหนดการ สิ่งพิมพ์ ข่าวสาร สาร

3.การติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานมีอะไรบ้าง

คือ การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน ลักษณะของการติดต่อสื่อสารภายนอกได้แก่

1. การต้อนรับ

2. การนัดหมาย

3. จดหมายออก และจดหมายเข้า

4. โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

5. การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด

6. การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย

7. การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ

8. สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท

9. คำปราศรัย

10. ข้อความโฆษณา

4.การติดต่อสื่อสารหมายถึงอะไร

การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายคน เพื่อให้เข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป และเกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งข่าวสารอาจอยู่ในรูปของการสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาท่าทางอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ โดยอาศัยช่องทางในการติดต่อสื่อสาร

 

 

 

5.อธิบายผลต่อการปฏิบัติงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติมา1ประการ

Electronic Filling การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ เป็นวิธีการจัดเก็บจดหมาย รายงาน และเอกสารต่างๆไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้สะดวกแก่การค้นคืน โดยปกติสำนักงานทั่วไปต้องมีตู้เก็บเอกสารหลายใบสำหรับเก็บเอกสารต่างๆ ที่ได้รับและสร้างขึ้น การจัดเก็บแบบนี้นอกจากจะสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บแล้ว ยังไม่สะดวกด้วยบางครั้งต้องถ่ายเป็นสำเนาเอาไปไว้ในแฟ้มต่างๆ ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากขึ้น แต่ถึงกระนั้นยังค้นหาเอกสารที่ต้องไม่ค่อยพบ แนวทางการจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ส่วนมากใช้ระบบภาพลักษณ์ (Image Processing) คือนำเอกสารต้นฉบับมาเข้าเครื่องกราดตรวจ (scanner) เพื่อเปลี่ยนเป็นข้อมูลภาพลักษณ์เก็บไว้ พร้อมกันนั้นก็พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารนั้นๆ เช่น เรื่อง วันที่จัดทำ คำสำคัญต่างๆ เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถช่วยลดความยุ่งยากในการดูแลตู้เก็บเอกสารไปได้มาก

 

อธิบายคำศัพท์

1.            Electronic  Mail  (E-Mail)

ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คือการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์และส่งข่าวสาร ซึ่งส่วนมากเป็นจดหมายผ่านระบบสื่อสารไปยังผู้รับโดยตรง

2.            Call  Waiting

บริการเรียกซ้อน หมายถึง การที่คนโทรเข้ามาหาเราในขณะที่เรา กำลังสนทนาโทรศัพท์กับอีกคนหนึ่งอยู่ โดยจะมีเสียงเตือนเข้ามาทางหูฟัง ซึ่งหมายถึงว่าขณะนี้กำลังมีคนเรียกซ้อนเข้ามา ผู้สนทนาสามารถจะเลือกสนทนากับคนใหม่ได้ โดยกดรหัสก็สามารถสนทนา กับผู้เรียกเข้ามาใหม่ได้ และยังสามารถกดรหัสกลับไปสนทนากับคู่สนทนาเก่า

ได้อีกด้วย ถ้าต้องการ

 

 

3.            Office  Automation

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

4.            Hot  line

บริการเลขหมายด่วนนี้ ผู้เช่าสามารถเอาเบอร์โทรศัพท์ที่ต้องการ ติดต่อด่วนมากไปขอบริการ เป็นเลขหมายด่วน จากองค์การโทรศัพท์ได้ ซึ่งเมื่อต้องการใช้ก็เพียงแต่ยกหูสักระยะ โดยไม่ต้องหมุนเลขหมายใดๆ ก็สามารถติดต่อปลายทางได้

5.            Telnet

บริการเครื่องทดแทน

6.            Internal   Communication

การติดต่อสื่อสารภายในสำนักงาน

7.            External  Communication

การติดต่อภายนอกสำนักงาน

8.            Search  Engine

คือ โปรแกรมที่ช่วยในการสืบค้นหาข้อมูล โดยเฉพาะข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต โดยครอบคลุมทั้งข้อความ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว เพลง ซอฟต์แวร์ แผนที่ ข้อมูลบุคคล กลุ่มข่าว และอื่น ๆ ซึ่งแตกต่างกันไปแล้วแต่โปรแกรมหรือผู้ให้บริการแต่ละราย. เสิร์ชเอนจินส่วนใหญ่จะค้นหาข้อมูลจากคำสำคัญ (คีย์เวิร์ด) ที่ผู้ใช้ป้อนเข้าไป จากนั้นก็จะแสดงรายการผลลัพธ์ที่มันคิดว่าผู้ใช้น่าจะต้องการขึ้นมา ในปัจจุบัน เสิร์ชเอนจินบางตัว เช่น กูเกิล จะบันทึกประวัติการค้นหาและการเลือกผลลัพธ์ของผู้ใช้ไว้ด้วย และจะนำประวัติที่บันทึกไว้นั้น มาช่วยกรองผลลัพธ์ในการค้นหาครั้งต่อ ๆ ไป

9.            Freeware

 

ฟรีโปรแกรม ไม่เสียค่าใช้จ่าย

10.    Bulletin  Board

กระดาษข่าว